Unternehmen versuchen, durch eine Verringerung der Fertigungstiefe ihre Kosten zu senken und die Prozesse mithilfe von Outsourcern optimaler zu gestalten. In Zeiten der Finanzkrise nimmt diese Tendenz noch zu. Dies hat auch Auswirkungen auf die Tätigkeit der Internen Revision: Zum einen müssen in den regulierten Unternehmen ein Prüfungsrecht mit dem Outsourcer vereinbart und dabei Fragen von Security bis Datenschutz geklärt werden. Zum anderen kommen die vertraglichen Vereinbarungen der Outsourcing-Projekte auf den Prüfstand.
Kostenreduzierung, Risikominimierung, Verbesserung des Service
Ein zentrales Ziel von Outsourcing-Projekten ist die Reduktion der Kosten und die damit verbundene Ergebnisverbesserung. Erreicht werden soll dies durch eine Zentralisierung und Konsolidierung der Prozesse, durch Kapazitätserweiterungen „on demand“, durch eine Variabilisierung der fixen Kosten oder durch Kostenersparnis durch Erhöhung des Produktionsvolumens („Economies of Scale“).
Aber auch die Minimierung von Risiken steht im Fokus von Outsourcing-Prozessen. Unternehmen versprechen sich von der Auslagerung bestimmter Prozesse eine Erhöhung der (Ausfall-)Sicherheit. Dies gilt vor allem in hoch spezialisierten und technisch anspruchsvollen Bereichen wie der IT. Hier geht es beim Outsourcing zum Beispiel um sichere Backup-Infrastrukturen und generell um eine höhere IT-Qualität.
Des Weiteren ermöglicht Outsourcing eine Fokussierung auf das Kerngeschäft, die auch interne Personal- und Qualifikationsprobleme reduziert. Und nicht zuletzt verbessert die höhere Professionalität und Flexibilität externer Dienstleister die eigenen Qualitätsstandards und den eigenen Service.
Aufgaben der Internen Revision
Aufgabe der Internen Revision ist bei Outsourcing-Projekten die Prüfung der Konzeption und der Umsetzungsphase des Projektes. Dies muss in eine klare Unternehmensstrategie eingebunden sein. Es müssen die vergleichbaren Kosten bekannt sein und Outsourcing-Partner mit Kernkompetenz im Aufgabengebiet ausgewählt werden, die ein professionelles Projektteam mit Entscheidungskompetenz stellen können. Für das Outsourcing sind außerdem nur Bereiche auszuwählen, die Potenzial für messbare Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen haben. All dies erfordert – das wird häufig unterschätzt – den Aufbau einer professionellen Outsourcing-Steuerung und eines effizienten Outsourcing-Controllings.
In der Umsetzungsphase muss die laufende Kommunikation über den Projektfortschritt mit allen beteiligten (internen und externen) Gremien sichergestellt werden – nur so lässt sich die Akzeptanz des Projektes im Unternehmen erreichen. Auch deshalb ist es wichtig, dass das Top-Management das Projekt auch in der Umsetzungsphase aktiv unterstützt. Die Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit ist ein weiterer zentraler Punkt während der Umsetzung – dies gilt insbesondere beim Outsourcing sensibler Bereiche.
Fehlsteuerungen vermeiden
Um Fehlsteuerungen von vornherein zu vermeiden, muss die Interne Revision frühzeitig in das Outsourcing-Projekt einbezogen werden. Zentrale Erfolgsfaktoren der Internen Revision sind Erfahrungen aus der Prüfung von Verträgen mit vergleichbaren externen Anbietern, um kritische Passagen in den Verträgen bewerten zu können, und ein vollständiger Zugang zu allen Projektunterlagen und -analysen. Für die Unternehmen ist die Prüfung konkreter oder angedachter Business Cases und -Szenarien meist sinnvoller als die Prüfung der Projektabläufe. Bei bereits ausgelagerten Funktionen geht es dagegen um die Prüfung der Schnittstellen und den Abgleich der Kostenprognosen (einschließlich einer Bewertung des Sollzustandes), um die Prüfung der Istwerte, der Messgrößen und der Messmethoden.
Erfahrungen ››› Ergebnisse
Wir helfen Ihnen dabei, das Outsourcing-Projekt so umzusetzen, dass es den vorher definierten Zielen entspricht. Mit unseren Erfahrungen sorgen wir dafür, dass der Vertrag mit dem Outsourcing-Partner verständlich und nachvollziehbar formuliert ist und die praktische Umsetzbarkeit des Projektes sicherstellt. Zusammen mit Ihrer Revision erarbeiten wir durchschaubare Instrumente zur Leistungsbeschreibung und -kontrolle durch transparente Nachweise, Dokumentation und Kontrollsysteme.
Die Wirtschaftlichkeit der Outsourcing-Projekte gewährleisten wir, indem wir zusammen mit unseren Kunden Kriterien für eine leistungs- und marktgerechte Preisgestaltung und qualitätsfördernde Service Level Agreements erarbeiten. Dabei verlieren wir nie das sensible Thema Daten- und Systemsicherheit aus den Augen, um die Kundendaten zum Beispiel gegen Verlust oder Einsicht Dritter zu schützen oder die Systemverfügbarkeit sicherzustellen.
Auch im Bereich Outsourcing greifen wir auf unser Netzwerk zurück, um Praxiswissen mit Revisions-Know-how und -methodik zu verbinden. Unserem Qualitätsanspruch entsprechend greifen wir für Revisionsprojekte regelmäßig auf Experten zurück, die derartige Tätigkeiten operativ zu verantworten und selbst bereits derartige Vertragswerke ausgehandelt haben.
Damit bieten wir Ihnen eine professionelle Prüfung durch Praktiker, die durch Zugriff auf vergleichbare Vertragswerke mit verschiedensten Outsourcing-Partnern über die notwendigen Benchmarks verfügen und denen der Umgang mit Outsourcing-Unternehmen in gleichartigen Projekten vertraut ist.
