Office 365 – ein Quantensprung zur Internen Revision 4.0

Béla Maaß

Uns beschäftigt seit Wochen ein Thema ganz besonders: wie werden wir den Ansprüchen gerecht, die Interne Revision fit für die fortschreitende Digitalisierung zu machen? Und wie können wir als Revision agiler und besser werden? Die Antwort: Office 365.

Straße mit einem fahrenden Auto mit Blick über den Wolken auf Teneriffa.

Office 365 – Mehr als nur Word und Excel

Bevor eine Revision agil arbeiten kann, muss sie die alten Denkmuster überwinden und näher zusammenrücken. Es gilt nicht nur als Abteilung zu denken, sondern auch in Prüfungsteams. Darüber hinaus muss die Arbeit eines jeden Einzelnen verschlankt werden. Administrative und dokumentierende Aufgaben müssen digitalisiert werden. Zusätzlich müssen neue Revisoren die verwendeten Tools und Arbeitsmethoden auf Anhieb verstehen können und nicht erst nach einer Einarbeitungszeit von fünf Wochen. Um all das bewerkstelligen zu können, bedarf es einem Revisionswerkzeug, welches eine dynamische Zusammenarbeit fördert, selbsterklärend ist und dabei die Einhaltung der Revisionsstandards garantieren kann. Mit Office 365 haben bereits viele Revisionen die notwendigen Instrumente hierfür in der Schublade. Nachfolgend möchte ich Ihnen das Office 365-Vierergespann vorstellen, welches Ihre tägliche Arbeit auf den Kopf stellen und Sie in das Zeitalter Interne Revision 4.0 katapultieren wird.

Diverse Icons von Tools von Office 365.
Die schöne neue Welt von MS Office 365.

MS PowerApps – der zentrale Dreh- und Angelpunkt

Mit Microsoft PowerApps koordinieren Sie nicht nur die diversen Möglichkeiten der Office-365-Welt, sondern können sich nach Ihrem individuellen Bedarf Dashboards, Übersichten und Erinnerungen in einer BusinessApp einfach selbst zusammenstellen. Keine Sorge: Sie müssen dafür nicht Programmieren lernen. Zwar benötigt man zur Einarbeitung und zur Einrichtung der Audit-Business-Apps etwas Zeit, aber das Tool bringt auch viele Vorlagen und Drag & Drop Funktionen mit.

Screenshot von PowerApps.
Prototyp einer PowerApp in Office 365.

Ihre selbst erstellte Audit-Business-App löst Ihre alten und starren Revisionstools ab. Sie haben die Möglichkeit alle Revisionsprozesse in Ihrer App abzubilden (in der dargestellten Grafik sehen Sie eine beispielhafte Oberfläche für das Berichtsmanagement). Vorbei sind damit die Zeiten, in der Sie sich durch unzählige Tools klicken mussten, um den gesuchten Abschlussbericht aus dem Jahr 2018 zu finden. Sie bauen sich Ihr Revisionswerkzug in Zukunft einfach selbst. Wie Sie im Detail MS PowerApps für Ihre Interne Revision optimal einrichten können, erfahren Sie im Laufe unserer nächsten Fachbeiträge.

MS Power Automate – Weg mit den lästigsten Aufgaben

Von den Eingaben in Ihrer PowerApp werden automatische Workflows getriggert, die Approval-Prozesse auslösen oder simpel den geprüften Bereich per E-Mail informieren. Sie können natürlich auch unabhängig von Ihrer PowerApp Workflows in Power Automate gestalten, um dynamisierte Benachrichtigungen einzurichten oder Dokumentationsaufgaben zu automatisieren. Zusätzlich können Sie regelmäßig hochkomplexe Analysen durchlaufen lassen und haben die Möglichkeit, mehr als hundert weitere Tools zu integrieren.

MS Teams – führen Sie Ihre Spezialisten zusammen

Hier wird Agilität spürbar. Orts- und zeitübergreifend hat Ihr Prüfungsteam die Chance, miteinander die komplexesten Prüfungsfelder zu bearbeiten und sich auf ändernde Rahmenbedingungen mit Leichtigkeit einzustellen. Und selbstverständlich können Sie alle anderen Office-Anwendungen direkt einbinden.

MS SharePoint – die kleine Datenbank

Microsoft SharePoint ist mehr als ein einfacher Ablageort für die geprüften Dokumente. Mit SharePoint Listen können Sie datenbankähnliche Strukturen aufbauen, um Ihre PowerApps und automatisierten Workflows optimal laufen zu lassen.

Wohin soll die Reise gehen?

Mein Blogbeitrag hat Ihnen nun die grundsätzliche Produktpalette und Zusammenhänge innerhalb von Office 365 vorgestellt. In den kommenden Wochen legen wir direkt nach: neben weiteren tiefergehenden Fachbeträgen zu den einzelnen Tools in unserem Blog, werden wir Ihnen diverse Muster und Anschauungsmaterial mit an die Hand geben, damit Sie selbst befähigt werden, Exzellenz in Ihrer Revision zu erreichen. Als ersten „Leckerbissen“ planen wir hierfür, den üblichen Follow-up Prozess vollautomatisiert laufen zu lassen. Wir halten Sie auf dem Laufenden!

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